Découvrir la fonction d’agent administratif

Vie d'entreprise Assistanat, secrétariat

Paris

Contenu

Organiser les activités
Organiser, Planifier, Contrôler
Mettre en place des procédures et outils pour optimiser les tâches de secrétariat Analyser l’existant, distinguer l'urgent de l'important, le non urgent et non important Planifier le travail à court, moyen, long terme
Repérer les comportements freins à la gestion de son temps, Assurer le suivi de plusieurs activités simultanées.

Classer avec méthode
Les différents moyens et matériel de classement
Utiliser la méthode adaptée aux besoins des utilisateurs, du service, de l’entreprise Connaître les règles en matière de conservation de documents
Priorités et hiérarchie
Mettre en place un plan de classement évolutif

S'organiser avec la micro-informatique
Les principes de la GED (gestion électronique des documents)
Établir un plan de classement simple et accessible, choisir l’outil adapté Mettre en place et utiliser des outils : base de gestion documentaire, planning, enregistrement du courrier, gestion des adresses…

Acquérir le réflexe de l’accueil
Identifier le visiteur/l’interlocuteur
Réussir son accueil, savoir se présenter et représenter son service / entreprise
Les attitudes, la présentation, le sourire, le non-dit. Mettre son attention et sa disponibilité au service de son interlocuteur
Adopter un langage positif, maîtriser sa voix,
Avoir des réponses pertinentes et valorisantes Utiliser les outils adaptés pour optimiser les tâches d’accueil

Objectifs

A l’issue du stage, les participants seront en mesure de :
- Organiser les activités
- Classer efficacement
- Prendre des notes et rédiger le compte-rendu
- Réussir l’accueil téléphonique et physique

Prérequis

Aucun

Diplôme visé

Cette formation est pour moi
Paris N.C 2 jour(s)
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