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Outlook - Organiser et prioriser les tâches

Vie d'entreprise Assistanat, secrétariat

Paris

Contenu

Rappel
Envoyer un message, immédiat ou en différé Interface Outlook...
Les différents dossiers (boîte de réception, d’envoi. etc... La préparation du courrier.

Gestion et automatisation de la messagerie
Paramétrer le gestionnaire d’absence Gestion des signatures et cartes de visites
Créer des règles pour automatiser le classement
Définir une mise en forme conditionnelle pour les courriers entrants (non lus ou en fonction de l’expéditeur etc…)
Création de modèle de courrier réutilisable Gestion des conversations Outlook
Fusion et publipostage avec Outlook ou utiliser Outlook à partir d’autres applications Définir les actions rapides, clics rapides et les options de suivi
Gérer le courrier indésirable

Boîte de réception engorgée
Faire de l’Archivage Automatique Manuel
Vers un support amovible
Paramétrer et gérer le dossier d’archivage .pst

Le carnet d’adresses
Alimenter le carnet d’adresses et créer des listes de distribution Rattacher des contacts à des catégories
Créer et gérer les cartes de visites
Contact suggéré et contact semi-automatique
Importer les contacts d'un classeur tableur ou d'une base de données

La gestion du calendrier
Rendez-vous, évènements uniques ou périodiques Organiser des réunions et assurer le suivi
Effectuer des recherches (participants, organisateur, mots clefs, catégories…) La notion de "privé
Envoyer le calendrier par un courrier électronique Transformer un message en rendez-vous pour avoir un rappel

Organisation du travail collaboratif
Partager des agendas, contacts … Créer et utiliser un agenda de groupe Délégation d'accès
Ajouter la boîte aux lettres d'une autre personne à votre profil Outlook

Les tâches
Créer, déléguer, suivre l’état d’avancement d'une tâche Transformer un message en tâche pour avoir un rappel L'intégration des tâches dans le calendrier

Objectifs

A l’issue du stage, les participants seront en mesure de :
- Automatiser au mieux l’envoi et la réception des messages
- Organiser les messages reçus : lire, transférer, répondre, ranger, archiver…
- Qualifier ses contacts
- Planifier des rendez-vous, organiser des réunions, gérer les tâches.

Prérequis

Savoir utiliser Outlook pour
envoyer/recevoir des messages avec ou sans pièces jointes

Diplôme visé

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Paris N.C 1 jour(s)
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