Perfectionnement secrétaires

Vie d'entreprise Assistanat, secrétariat

Paris

Contenu

Évolution du métier
Le secrétaire au sein des différents services : situer son poste et sa contribution à la bonne marche de son service
Les évolutions du métier,
Les fonctions, les tâches, les compétences requises,
Identifier les attentes de la hiérarchie et de l'équipe, l’environnement administratif.

Les TIC et l’organisation
Lire, trier, vérifier l'information entrante – les techniques de classement et d’archivage, la gestion de l’information,
Classer vite et bien : structurer ses dossiers et les rendre accessibles à tous (élaborer un plan de classement,
Gestion du temps, jauger son degré d'urgence et d'importance ; gérer les priorités, Diffuser une information pertinente : à qui, comment ?
Le travail en équipe,
Les outils : planning, agenda, suivi-relance...

L’accueil et téléphone
L'accueil,
Le téléphone : accueillir, filtrer, renseigner, transférer, prendre un message, S’organiser : transmettre les messages, prendre des notes, utiliser des conducteurs d’appel…,
Gérer les interlocuteurs ou les situations difficiles,
Développer une image de facilitateur : inspirer confiance, gérer tensions et conflits.

Rédiger des écrits professionnels
Produire des écrits administratifs de qualité, réfléchir avant d'écrire, relire et corriger ses documents,
Appliquer les règles de présentation (la charte graphique),
Rédiger lettres, notes, mémos de façon pertinente : l’objectif, le plan, la lisibilité ; maîtriser les formules de politesse.

Objectifs

A l’issue du stage, les participants seront en mesure de :
- Rôle des secrétaires/assistant(e)s
- Prendre conscience de l’évolution des méthodes de travail par l’utilisation des nouveaux outils,
- Maîtriser des savoirs-faire et savoirs- être pour optimiser les tâches de secrétariat,
- Communiquer à l’aide de la messagerie, gérer des plannings, contribuer à l'organisation des réunions (location de salles, prise de notes…)

Prérequis

Stage techniques de secrétariat ou équivalent

Diplôme visé

Cette formation est pour moi
Paris N.C 4 jour(s)
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