Transmettre l’information, classer efficacement

Vie d'entreprise Assistanat, secrétariat

Paris

Contenu

Cartographier la circulation de l’information
Comprendre la dynamique de diffusion de l'information, isoler les différentes étapes, et identifier les acteurs-clefs de cette diffusion

Traiter le courrier entrant et sortant (lettres, fax, revues, e-mails, ...)
Réceptionner le courrier, le trier pour en préparer le suivi et le distribuer
Expédier le courrier en choisissant les moyens (poste, télécopieur ou courrier électronique) et modes d’expédition (courrier express, recommandé...) appropriés
Assurer la traçabilité du courrier entrant et sortant

Classer avec méthode
Les différents moyens et matériels de classement
Utiliser la méthode adaptée aux besoins des utilisateurs, du service, de l’entreprise Connaître les règles en matière de conservation de documents
Priorités et hiérarchie
Mettre en place un plan de classement évolutif

S'organiser avec la micro-informatique
Les principes de la GED (gestion électronique des documents)
Établir un plan de classement simple et accessible, choisir l’outil adapté Mettre en place et utiliser des outils : base de gestion documentaire, planning, enregistrement du courrier, gestion des adresses

Objectifs

A l’issue du stage, les participants seront en mesure de :
- Cartographier la circulation de l’information
- Traiter le courrier entrant et sortant
- S'organiser, gagner du temps et classer les dossiers et documents

Prérequis

Aucun

Diplôme visé

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Paris N.C 2 jour(s)
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